○十和田地域広域事務組合文書取扱規則
平成14年3月25日
規則第9号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、別に定めのあるものを除き、十和田地域広域事務組合(以下「組合」という。)の文書の管理について基本的な事項を定めるところにより、文書事務の正確かつ迅速な取扱いを図り、もって事務処理の能率化及び合理化に資することを目的とする。
(1) 課等 組合事務局並びに組合消防本部の庶務課、警防課、予防課及び通信指令課並びに十和田消防署、六戸消防署及び十和田湖消防署並びに会計係をいう。
(2) 事務局長等 事務局長及び消防本部消防長をいう。
(3) 所属長 第1号に規定する課等の長をいう。
(4) 登録 文書処理簿に課等の名称、文書番号、件名、収受年月日その他必要事項を記載することをいう。
(5) 保管 完結した文書を当該会計年度中課等の事務室内のファイリングキャビネットに収納しておくことをいう。
(6) 保存 保管した文書を保存年限が到達するまで所属長がファイリングキャビネットで管理しておくことをいう。
(7) 移換え 文書を保管場所から保存場所へ移動させることをいう。
(8) 回議 起案者の直属系統の上司の承認を得るため、起案文書を回して認印を受けることをいう。
(9) 起案 発意して事案を処理することをいう。
(10) 供覧 文書の内容について他の関係する事務局長等及び所属長の閲覧に供することをいう。
(11) 合議 回議した後、他の関係する事務局長等及び所属長に協議することをいう。
(平17規則5・令2規則6・一部改正)
(文書取扱い主管課)
第3条 文書の収受、発送、配付、保管及び保存は、当該文書を主管する課等において行うものとする。
(所属長の職務)
第4条 所属長は、次に掲げる職務を行う。
(1) 文書の処理の促進に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 決裁、施行、浄書及び発送に関すること。
2 所属長は、文書事務が迅速かつ適正に処理されるよう職員を指導するものとする。
(文書取扱者)
第5条 課等の文書事務を処理するため、課等に文書取扱者を置く。
2 所属長は、職員のうちから文書取扱者を指名し、その者を事務局次長に届けなければならない。これを変更したときも、また同様とする。
(令2規則6・一部改正)
(文書取扱者の職務)
第6条 文書取扱者は、所属長の命令を受け、次に掲げる事務に従事しなければならない。
(1) 文書の収受、登録及び所属長への回付に関すること。
(2) 未完結文書の追及に関すること。
(3) 決裁に関すること。
(4) 保存文書の貸出し又は持出しに関すること。
(5) 保管文書の移換えに関すること。
(6) 文書の整理、保管、保存及び廃棄の手続に関すること。
(7) 情報公開に関すること。
(事務局次長の職務)
第7条 事務局次長は、必要があると認めるときは、文書の処理の経過を随時調査し、又は所属長から報告を受け、それに基づき指示を与えることができる。
(令2規則6・一部改正)
(文書の種類)
第8条 文書は、法規文書、令達文書、告示文書及び一般文書に区分する。
第2章 文書の取扱い
(文書取扱いの原則)
第9条 文書は、正確かつ迅速に取扱い、常に処理経過を明らかにし、保管及び保存を適正に行わなければならない。
(1) 文書処理簿
(2) 法規番号簿
(3) 公示番号簿
(4) 令達番号簿
(5) 情報公開目録
(6) 永年文書目録台帳
(7) 保存文書借出簿
2 前項に掲げる簿冊は、磁気記録を媒体としてこれを用いることができる。
(平17規則9・令2規則6・一部改正)
(文書の記号及び番号)
第11条 一般文書で発送を要するものには、別に定める文書記号及び課等ごとの一連番号(以下「文書番号」という。)を、収受文書には文書番号を付さなければならない。ただし、回答文書は、照会文書と同一の文書番号とする。
2 前項の規定にかかわらず、課等間の往復文書については、「事務連絡」と表示し、契約書、感謝状、案内状その他文書記号及び文書番号を付することが適当でないものについては、文書記号及び文書番号の記載は必要としないものとする。
3 文書番号は、4月1日に1番からつけ始め、翌年3月31日に終わる。
(法規番号、令達番号及び公示番号)
第12条 法規文書、令達文書及び公示文書にはそれぞれ法規番号、令達番号及び公示番号を付さなければならない。この場合において、法規文書は法規番号簿により、令達文書は令達番号簿により、公示文書は公示番号簿により付し、それぞれ暦年による一連番号とする。
(文書の分類)
第13条 登録を必要とする文書には、別に定めるファイル基準表による番号(以下「分類番号」という。)を付し、文書を分類しなければならない。
第3章 文書の収受及び配付
(到着文書の収受)
第14条 課等に到着した文書(以下「到着文書」という。)は、文書取扱者において収受し、次に掲げる方法により処理しなければならない。
(1) 親展又は秘の表示してあるもの若しくはこれに類似していると認められる文書を収受したときは、文書取扱者は封筒に収受印(様式第1号)を押し、文書処理簿に差出人その他を記録のうえ本人に配付する。この場合、文書番号を付さないものとする。
(2) 到達文書は、文書取扱者がすべて開封し、その右上部余白に収受印を押すものとする。
(3) 収受印を押した文書は、その左端に回議用紙をのりで貼付し、必要事項を記入するものとする。
(4) 前号の規定にかかわらず、所属長が回議用紙の貼付の必要がないと認めるものについては、この限りでない。
(文書の登録)
第15条 所属長は、前条第2号の規定により収受印を押した文書について文書処理簿に登録するものとする。ただし軽易な文書については、登録しないことができる。
2 作成した文書処理簿は、課等において保管し、常にその処理状況を明らかにしておかなければならない。
(料金未払又は不足の郵便物等の処理)
第16条 料金未払又は不足の郵便物等は、官公署から発送されたもの又は所属長が必要と認めたものに限り、その未払又は不足の料金を支払い、これを受領することができる。
2 誤って送られてきた文書は、所属長が正当なあて先に転送しなければならない。
(平19規則21・一部改正)
第4章 文書の処理
(回議用紙の記入及び処理)
第17条 文書取扱者は、文書に貼付された回議用紙に月日及び文書番号を記入し、押印のうえ、所属長に回付するものとする。
2 所属長は、受け取った文書の内容を確認のうえ、回議用紙を用いてその処理方針を主管係長に指示するものとする。
3 主管係長は、前項に規定する指示があった文書を自ら処理するもののほか、細目的な処理方法について指示をし、当該文書を担当者に回付するものとする。
4 担当者は、指示事項に基づく処理案又は処理大要について回議用紙に記載し、担当者印を押印のうえ決裁を受けなければならない。この場合、決裁区分、分類番号、保存年限及び発送部数を明確に記入するものとする。
(処理期日)
第18条 担当者は、回議用紙で指示された事項について、期日内に処理しなければならない。ただし、指示された期日内に処理することが困難であると判断したときは、所属長の承認を得て期日を延長することができる。
(文書の特別処理)
第19条 重要かつ緊急を要する文書で、管理者の指示により処理すべきものと認められるものは、事務局長等又は所属長自ら、当該文書を携行のうえ管理者の指示を受けなければならない。
(合議文書の処理)
第20条 2課等以上に関する文書は、関係所属長に協議のうえ主管課を決定し、関係課等の合意を求めなければならない。
2 合議を要する文書を受けた関係所属長は、同意又は不同意を速やかに決定するとともに、その合意に関して異議又は疑義があるときは主管課と協議しなければならない。この場合において、意見が相違して協議が整わないときは、主管課は双方の意見を付して上司の指揮を受けるものとする。
(供覧文書の処理)
第21条 所属長は、供覧を要すると判断した文書について、他の関係する事務局長等及び所属長の閲覧に供するものとする。
第5章 起案及び決裁
(起案)
第22条 起案は、原則として起案用紙を用い、所定の事項を簡明かつ正確に記載しなければならない。
2 管理者の決裁を受けるべき事項で特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ管理者の処理方針を確認のうえ起案しなければならない。
(決裁の区分)
第23条 決裁の区分は、十和田地域広域事務組合事務専決及び代決規則(平成10年十和田地域広域事務組合規則第6号)の定めるところによる。
(平17規則9・一部改正)
(文書の回議)
第24条 起案文書は、当該事項の決裁区分に従い、担当者から順次その決裁権限を有する者に回議し、決裁を受けなければならない。
(議案の処理)
第25条 組合議会に提出する議案は、課等で起案し、決裁を受けるものとする。ただし、臨時会を招集して提案する必要があるときは、その旨を事前に事務局次長を経て管理者の承認を受けなければならない。
2 前項の規定による議案に係る決裁済の起案文書は、事務局次長に回付しなければならない。
3 事務局次長は、回付を受けた文書について速やかに提案の手続をするものとする。
(令2規則6・一部改正)
(関係文書の処理等)
第26条 起案文書には、必要事項を明記するとともに参照を要する事項については、その資料を添付し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。
2 収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該文書を添付しなければならない。
(文書の審査)
第27条 次の各号に掲げる起案文書は、事務局次長に回付し、十和田地域広域事務組合例規審査委員会規則(平成10年十和田地域広域事務組合規則第12号)の定めるところにより、その審査を受けなければならない。
(1) 条例、規則及び訓令の制定又は改廃に関するもの
(2) 重要又は異例に属する法令の解釈及び運用に関するもの
(令2規則6・一部改正)
(事務局次長への合議)
第28条 次の各号に掲げる起案文書は、事務局次長に合議しなければならない。
(1) 組合議会の議案その他の案件に関するもの
(2) 争訟に関するもの
(3) 不許可、不認可等の行政処分、行政処分の取消し及び変更その他の重要な行政処分に関するもの
(4) 法令の解釈及び運用に関するもの
(5) その他組合行政に重大な影響を及ぼす事項
2 前項第3号の規定にかかわらず、行政処分の取消しのうち、当該取消しの相手方から当該取消しの申請がある場合その他争訟に発展するおそれが少ない場合におけるものに係る起案文書については、合議を省略することができる。
(令2規則6・一部改正)
(決裁年月日)
第29条 決裁済の文書(以下「決裁済文書」という。)には、課等において決裁年月日(様式第2号)を押印しなければならない。
第6章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第30条 文書は、原則として課等において浄書するものとする。ただし、課等において浄書することが難しいもの、その他特別の事情があるものについては、外注することができる。
(公印及び契印)
第31条 公印は、十和田地域広域事務組合公印規則(平成10年十和田地域広域事務組合規則第11号)の定めるところに従って押印しなければならない。ただし、組合内相互において収発する文書及び軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。
2 浄書された文書が真正なものであることを証明するため、決裁済文書とにわたって契印を押すものとする。ただし、前項ただし書の規定により公印の押印を省略した文書及び契印を押すことが適当でないと認められる文書については、契印を押さないことができる。
(押印の事前承認)
第32条 前条本文の規定にかかわらず距離的又は時間的に文書を施行する都度公印使用の承認を受けることが困難な場合は、公印の保管責任者又は取扱責任者の承認を受け、あらかじめ公印を使用することができる。
(発信者名)
第33条 発送文書には、管理者名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により決裁権限を有する者の職名及び氏名を用いることができる。
(文書の発送)
第34条 文書及び物品の発送において、郵便切手又は郵便葉書を使用したときは、郵便切手使用簿に所要事項を記入し、使用の状況を明らかにしておかなければならない。
(平19規則21・一部改正)
(施行年月日)
第35条 文書主管者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として、決裁済文書の所定の欄に記入しなければならない。
第7章 文書の整理及び廃棄
(文書の整理)
第36条 文書は、常に整然と分類して整備し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書取扱者は、未完結文書をフォルダーに入れてキャビネットの一定の場所に収納しておかなければならない。
3 文書主管者は、未完結文書及び完結文書を自己の手元に置いてはならない。
(移換え)
第37条 文書を保管から保存への移換えは、保存を開始する年の5月に行う。この場合、保管の整理の順序及び文書の形状を変えてはならない。
(文書の保存年限)
第38条 文書の保存年限は、法令その他別に定めのあるもののほか、永年、10年、5年、3年及び1年の5区分とし、保存年限の各区分の基準は、ファイル基準表によるものとする。
2 ファイル基準表に規定されていない文書の保存年限は、所属長がこれを定め、事務局次長に連絡するものとする。
(令2規則6・一部改正)
(保存年限の計算)
第39条 文書の保存年限の計算は、その完結した会計年度の翌年度の初めから起算する。ただし、暦年文書にあっては、完結した年の翌年初めから起算する。
(保存年限の延長)
第40条 保存文書のうち、保存年限を満了した時点において所属長がなお保存の必要があると認めるものは、保存年限を延長することができる。
(文書の持出し)
第41条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、所属長の承認を得た場合は、この限りでない。
(文書の貸出し)
第42条 保存文書の貸出しを受けようとする者は、文書貸出カードにより所属長の承認を得なければならない。
2 保存文書の貸出し期間は、3日以内とする。ただし、所属長が必要と認めるときは、その期間を延長することができる。
3 貸出しを受けた保存文書は、転貸、抜取り、取替え、改ざん等をしてはならない。
(文書の廃棄)
第43条 所属長は、保存文書で保存年限を経過したものについては、当該保存年限を審査のうえ、保存の必要がないものについては、廃棄処分するものとする。ただし、廃棄にあたり法令により他の官公署と協議を要するものは、協議を終了してから廃棄するものとする。
第8章 補則
(平17規則9・章名追加)
(その他)
第44条 この規則に定めるもののほか、実施に際し必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
この規則は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成17年規則第5号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成17年規則第9号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成19年規則第21号)
この規則は、平成19年10月1日から施行する。
附則(令和2年規則第6号)
この規則は、令和2年4月1日から施行する。
