○十和田地域広域事務組合職員の旧姓使用に関する取扱要綱
令和元年6月25日
制定
(目的)
第1条 この要綱は、職員が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに関して必要な事項を定めることを目的とする。
(旧姓を使用することができる文書等)
第2条 職員は、任命権者の承認を得て、職務遂行上又は事務処理上誤解や混乱を招くおそれのないものについて、旧姓を使用することができる。
2 旧姓を使用することができる文書等の基準及び旧姓を使用することができない文書等の基準は、別表に掲げるとおりとする。
(旧姓使用の申請)
第3条 職員は、旧姓の使用の承認を受けようとするときは、旧姓使用申請書(様式第1号)を、人事担当者へ提出しなければならない。
(令2訓令9・一部改正)
(承認の通知等)
第4条 任命権者は、旧姓の使用を承認したときは、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、所属長を経由して当該職員に通知するものとする。
(承認の更新)
第5条 前条の承認を受けた職員が、翌年度以降においても旧姓の使用の承認を受けようとするときは、当該承認の更新を申請しなければならない。
2 前2条の規定は、承認の更新について準用する。
(旧姓使用の中止)
第6条 旧姓を使用している職員が、その使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届出書(様式第3号)を、人事担当者へ提出しなければならない。
(令2訓令9・一部改正)
(責務)
第7条 所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し適切な運用が図られるように努めなければならない。
2 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するに当たり常に住民及び他の職員等に誤解又は混乱が生じないように努めなければならない。
(委任)
第8条 この要綱に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この要綱は、令和元年7月1日から施行する。
附則(令和2年訓令第9号)
この要綱は、令和2年4月1日から施行する。
別表(第2条関係)
旧姓を使用することができる文書等の基準
基準 | 主な文書等の例示 |
1 単に氏名が記載されたもの | ア 名札及び名刺 イ 職員名簿、電話番号簿及び座席表 ウ 庁内LANへの登録 |
2 職員の権利又は義務に関係する文書等で、職員の同一性の確認が容易にでき、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれがないもの | ア 出勤簿及び年次有給休暇簿等 イ 時間外勤務命令兼復命書及び週休日の振替等兼代休日の指定簿 ウ 履歴事項異動届等 エ 営利企業等の従事許可願 オ 職務に専念する義務免除承認願 |
3 専ら組織内部で使用している文書等で、容易に職員の同一性を確認できる内容のもの | ア 回議用紙及び起案用紙等 イ 支出負担行為書、支出命令書、調定票及び収入金更正命令書等(起案責任者の氏名及び印並びに決裁者の印) ウ 業務分担表及び事務引継書 エ 人事異動内示書及び自己申告書 オ 職場での呼称 |
旧姓を使用することができない文書等の基準
基準 | 主な文書等の例示 |
1 職員の権利又は義務に関係する文書等で、職員の同一性の確認ができなくなるおそれがあるもの又は旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれがあるもの | ア 辞令 イ 共済組合、公務災害、退職手当関係、互助会等の文書(組合員証を含む。) |
2 公権力の行使を伴うもの等で、職及び氏名を明らかにする必要があるもの | ア 法律及び条例に基づく立入検査証等 イ その他これに類するもの |
3 行政処分及び行政指導等に関するもの | ア 文書等の発信者氏名 |
4 給与又は旅費の支給事務で、税金の源泉徴収又は銀行口座の氏名等との整合性を図る必要があるもの | ア 給与等関係の届出及び報告文書 イ 支出命令書の請求者の氏名及び印 ウ 債権者登録申請書 エ 会計管理者名での文書等の発信者氏名 |
5 法令等により認められないもの | ア 給与の源泉徴収票 イ 採用及び退職関係書類 |
戸籍上の氏と旧姓を併記して使用する文書
基準 | 主な文書等の例示 |
1 戸籍上の氏と旧姓との関連を証明するためのもの | ア 十和田地域広域事務組合職員身分証明書規則の規定による身分証明書及び十和田地域広域事務組合消防吏員消防手帳取扱規程の規定による消防手帳 イ 人事記録 ウ 外部からの電話応対用職員名簿 |
2 債務の確認を要するもの | ア 前渡資金取扱者氏名 イ 旅行命令書(旅費等の支給に係る場合) ウ 支出命令書等の受領者名 |
(令2訓令9・全改)
(令2訓令9・全改)
